سربرگ چیست و چه کاربردی دارد؟

وقتی وارد یک کادر اداری می‌شوید سربرگها جزو اولین ضروریاتی در اداره است که به نظرتان مشهود می‌آید. سربرگ یکی از اجزای ست اداری است که با پیشرفت علم گرافیک کاربرد روز افزونی پیدا کرده است. سربرگها کاغذ هایی هستند که معمول در ادارات و سازمان ها با ساز A5 و A4 چاپ می‌شوند.

البته در مواردی در سایز های کوچک تر نیز دیده می‌شوند. کاربرد سربرگها برای نوشتن نامه ها و یادداشت های اداری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع از اصلی ترین عناصر نوشت افزار اداری هستند.

این برگه ها را برای نوشتن نامه از طرف اداره یا سازمان به افراد حقیقی و یا حقوقی استفاده می‌کنند. سربرگ نشان دهنده هویت شرکت یا سازمان ها است که نام از آن ارسال می‌شود و سربرگ از ضروریات هر شرکت های  سازمانی است.

منظور از سربرگ چیست ؟

تمام مشخصه های اصلی شرکت مثل نام و آدرس و لوگو و شماره نامه و تاریخ و… در سربرگ دیده می‌شود. از آنها علاوه بر نامه برای یادداشتهای اداری و فاکتور ها و قرارداد های اداری نیز استفاده می‌شود. چون همان گونه که گفته شد سربرگ به نوعی هویت و شناسنامه شرکت است.

معمولا برای این که جزئیات شرکت هماهنگی بیش تری با هم داشته باشند همه آن ها با هم چاپ می‌شوند.

سربرگ چه کاربری دارد ؟

سربرگ با داشتن شماره و پیوست و تاریخ به مکاتبات اداری نظم می‌دهد. با یک نگاه ساده به کاربرگ به راحتی می‌توانید تشخیص دهید که این نامه توسط کدام شرکت و در چه تاریخی نوشته شده و آیا همراه آن برگه یا بسته ای پیوست بوده یا خیر و این اطلاعات را لازم نیست در جای دیگری جستجو نمایید.

به این صورت آرشیو نامه ها هم راحت تر انجام می‌شود و از آن جا که معمولا در نامه های اداری به برنامه های قبل ارجاع و اشاره شده است پیدا کردن آن ها بسیار راحت خواهد بود.

مزایای استفاده از سربرگ

استفاده از سربرگ شامل موارد زیر است:

۱ – سربرگ به عنوان یک برگه شناسایی در اولین برخورد عمل می‌کند و توانایی این را دارد که یک مشتری بالقوه را تبدیل به یک مشتری بالفعل نماید. اگر به لحاظ ظاهری از طراحی جذاب و حرفه ای برخوردار باشد می‌تواند تاثیر به سزایی در بیننده آن ایجاد کند و برعکس این موضوع نیز هست. در صورتی که طرح و اطلاعات داخل آن چندان توجه برانگیز نباشد شاید در بیننده نشان از عدم موجه بودن شرکت باشد و مشتری تمایلی به کار کردن با شرکت مزبور پیدا نکند.

۲ – همان طور که اشاره شد شرکت ها تا حد زیادی اطلاعات مربوط به خود را در سربرگها جای می‌دهد و به نوعی مثل برگه شناسایی شرکت محسوب می‌شود و شکل لوگو، آدرس، تلفن و تاریخ نامه، همه و همه به نوعی معرفی کننده شرکت و موجب شناسایی حیطه کاری آن است.

۳ – استفاده از سربرگ امنیت مکاتبات را افزایش می‌دهد. چون هر شرکتی فقط مجاز است از سربرگ های خودش استفاده کند و به این صورت کسی اجازه کپی برداری از آن را ندارد.

بسیار دیده شده است که نامه هایی که فاقد سربرگ اداری مخصوص هستند دچار سوء استفاده شده اند.

۴ – پخش شدن نامه های اداری و سازمانی در هر جای می‌تواند بر تعداد مشتریان شرکت و سازمان اضافه کند. زیرا سربرگ به نوعی مثل تبلیغات سیار عمل می‌کند و این به خاطر طراحی زیبا و داشتن آدرس و لوگو و شماره تلفن در آن است.

۵ – یکی از اصول اداری وجود احترام متقابل میان دو شرکت یا سازمان ها است که این مسئله با نوشتن نامه ها در سربرگ مخصوص شرکت ثابت خواهد شد.

۶ – هر چه طراحی سربرگ خاص تر باشد به نوعی خاص تر بودن شرکت و سازمان هم محسوب می‌شود. پس شناساندن شرکت و سازمان به عنوان یک مورد خاص بسیار بستگی به طراحی آن دارد.

مطالعه بیشتر